Wohnungseigentumsverwaltung
Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in dem § 27 Absätze 1 und 2 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben.
Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange. Dieser Aufwand ist mit dem vereinbarten, pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten.
- Wirtschaftsplan
Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten- / Einnahmeart, in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gemäß § 28 WEG je Sonder- / Teileigentum. - Jahresabrechnung
a) Jahresabrechnung
Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/ Teileigentum einschließlich Ausweisung der haushaltsnahen Dienstleistungen gemäß § 35 EStG. sowie Darstellung der Rücklagenentwicklung
b) Status
Der Status enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontenstände.
c) Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro der Verwaltung zur Verfügung. - Eigentümerversammlung und Niederschrift
a) Eigentümerversammlung
Durchführen einer Eigentümerversammlung pro Jahr mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten.
b) Vorsitz und Niederschrift
Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt die Verwaltung den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift der Beschlüsse.
c) Führen eines elektronischen Beschlussbuches - Hausordnung
Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus- / Nutzungsordnung. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus- / Nutzungsordnung mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. - Überwachen der Verträge der Gemeinschaft
Betreuen und Überwachen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft. - Geldverwaltung
Führen der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten ( Giro- u. Anlagekonten etc. ); Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Wahl des Verwalters. - Rechnungskontrolle und -Anweisung
Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen. - Buchführung
Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft.
Insbesondere:- Führen und Abrechnen von
- Hausgeldkonten je Sonder- / Teileigentum;
- Einnahmekonten für Erträge;
- Ausgabenkonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer);
- Rücklagenkonten einschl. Anlage der Mittel;
- Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung);
- Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
- Buchen der Bankbewegung für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;
- Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlungen;
- Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service – Unternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder- / Teileigentum in die Einzel – Jahresabrechnung.
- Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum
a) Anwesenheit vor Ort
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen.
b) Sonderfachleute
Soweit notwendig, Beiziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft, sofern ein Beschluß dafür vorliegt. - Auftragsvergabe
a) Empfehlung
Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.
b) Klärung
Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden an Sonder- / Gemeinschaftseigentum.
c) Schadenminderung
Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadenminderung und -beseitigung. - Auftragsvergabe
a) Schriftaufträge
Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft als Geschäft der laufenden Verwaltung zu Lasten der Instandhaltungsrückstellung, sofern nichts anderes beschlossen bzw. vertraglich vereinbart wurde.
b) Veranlassung
Veranlassen der Reparaturen und Bauverträge, der Bauleitung und Überwachung einschließlich Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung. - Überwachung
Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen, andernfalls erfolgt die Abmahnung des Leistungsrückständigen. - Sofortmaßnahmen
a) Veranlassen nach § 27 Abs. 1 Ziffer 3 WEG
von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.
b) Versicherungsschäden
Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum. - Schlüsselbestellung
Veranlassen der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder- / Teil- / Gemeinschaftseigentum. - Sicherheitseinrichtungen
Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein ( TÜV ) z.B.:- der Heizung ( Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter ),
- den Aufzügen ( Haupt- und Zwischenprüfung sowie Noteinrichtungen ),
- den Blitzschutzanlagen ( Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierung ),
- den Lüfter- und CO² – Anlagen ( z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen ),
- den Notbeleuchtungen ( in Haus und Tiefgarage ),
- den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen in den Treppenhäusern etc.,
- Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Beteiligten.
- Allgemeine Verwaltung
Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlaßt wurden.